| 会计档案作为一类专门档案，每个机关、团体、企事业单位和其他组织及依法应当建帐的个体工商户，不管其是否具备设立档案机构或配备档案工作人员，都会形成会计档案，都必须按照《会计档案管理办法》的要求，做好会计档案的收集、整理、保管、利用、鉴定销毁工作。为了规范和加强会计档案管理,更好地发挥会计档案在服务经济建设中的利用。财政部、国家档案局对已经实施十七年的原《会计档案管理办法》重新进行修订，新修订的《会计档案管理办法》于2016年1月1日开始实施。由于新《会计档案管理办法》将会计凭证和会计账簿保管期限由15年调整为30年，随着2016年的到来，各单位首先面临的第一个问题是2016年1月之前形成的保管期限为15年的会计档案该如何处理？是重新整理还是保持原状？特别是那些保管期限已经满15年的会计档案是该鉴定销毁、还是将其当作期限为30年对待继续保管？如果需要鉴定，哪又该如何开展鉴定工作，才能充分发挥会计档案的作用。 针对新《会计档案管理办法》在实施过程可能遇到的问题，财政部、国家档案局于2016年3月8日印发了“关于新旧《会计档案管理办法》有关衔接规定的通知”，国家档案局有关负责人也在《中国档案》上刊登了《会计档案管理办法》修订内容要点解读的系列文章，对新办法中修订的内容进行解释说明。笔者通过学习这一系列解读文章之后发现，对会计档案管理过程中一些细节问题的说明还不够详细。比如在会计档案保管期限新旧标准的衔接方面，《会计档案管理办法》修订内容要点解读（之三）（刊登在2016年第4期《中国档案》）列举了三种情况：一是按原《会计档案管理办法》已到保管期限且已鉴定但未销毁的会计档案，则按照新《会计档案管理办法》的要求组织销毁；二是已到保管期限但未鉴定的会计档案，则按照新《会计档案管理办法》进行鉴定、销毁；三是对未到原《会计档案管理办法》规定最低保管期限的会计档案，应按照新《会计档案管理办法》规定的最低保管期限重新划定保管期限。上述的处理方法基本符合“法不溯及既往”的法治原则，但却忽略了对档案整理这一小环节的说明，即整理完毕的会计档案是否要按照新《会计档案管理办法》规定的期限重新整理。对此笔者认为形成于2016年之前的会计档案如果已经整理好的，可以保持现状不必重新整理，只需将这些会计档案参照新的保管期限进行管理。尚未整理归档的则应该按照新《会计档案管理办法》规定进行整理归档。我国《立法法》第八十四条规定：“法律、行政法规、地方性法规、自治条例和单行条例、规章不溯及既往，但为了更好地保护公民、法人和其他组织的权利和利益而作的特别规定除外。”虽然新《会计档案管理办法》是从2016年1月1日起施行，但如果本着“以人为本”原则，结合《立法法》第八十四条规定精神，笔者认为各机关单位2016年之前形成的会计凭证、账簿（包括按原《会计档案管理办法》已到保管期限、尚未鉴定销毁的会计档案）都应该将其视为30年保管期限的档案对待。这是因为会计凭证是记录一个单位经济活动和财务收支情况的原始材料，一般通过查阅会计凭证，就可以知道一个单位各项经济业务活动是否符合有关规定，有无违反财经纪律，也是当事人维护其经济活动合法权益的有力证据。会计凭证是处理民事纠纷和查处经济犯罪案件的重要依据材料，而民事纠纷案件诉讼时效和经济犯罪案件的追诉时效最长为20年。为了最大限度发挥会计档案作用，对那些按原《会计档案管理办法》已到保管期限、但尚未鉴定销毁的会计档案，笔者认为应该参照新《会计档案管理办法》规定的保管期限来管理，不要急于鉴定、销毁。 鉴定工作是会计管理工作中的重要环节之一，在开展会计档案鉴定工作时，鉴定工作人员要全面考虑期满会计档案对本单位和社会的现实作用与历史作用，剔除出无保存价值的档案予以销毁，从而达到优化会计档案资源的目的。新《会计档案管理办法》第十六条规定“单位应当定期对已到保管期限的会计档案进行鉴定,并形成会计档案鉴定意见书。经鉴定,仍需继续保存的会计档案,应当重新划定保管期限;对保管期满,确无保存价值的会计档案,可以销毁。”到底哪些期满会计凭证在鉴定时应当抽出继续保存，不能销毁。第十九条规定“保管期满但未结清的债权债务会计凭证和涉及其他未了事项的会计凭证不得销毁，纸质会计档案应当单独抽出立卷,电子会计档案单独转存，保管到未了事项完结时为止。”按照上述规定，一个单位如果没有未了结的债权债务及其他未了事项，则其保管期满的会计档案按规定程序，在履行鉴定、审批手续之后就可以全部销毁。笔者认为，如果这样开展会计档案鉴定工作，会使许多在实际工作中仍有参考价值的会计凭证毁于一旦，或许大家会觉得笔者的观点有点危言耸听，那下面就让我们看一两个利用会计档案的例子。 作为一名在基层档案馆工作将近三十年的老档案员，笔者见到太多的利用者需要通过查阅会计档案来解决实际问题（如确定工龄、提前办理退休手续、办理土地房产证、解决经济纠纷等），这些利用者满怀希望而来，却未必都能满载而归。前几年有一位企业下岗职工到县档案馆查阅该企业改制前的会计档案，这位下岗职工以前在企业当锅炉工，按照规定企业中从事井下、高空、高温、特别繁重体力劳动或其他有害身体健康工作（以下简称特殊工种）的职工、并且在特殊工种岗位上工作累计满8至10年，经审批可以提前5年办理退休手续。对于一名下岗职工，提前5年办理退休手续，不但可以提前5年享受国家规定的退休养老待遇、而且还少缴纳5年的养老保险费，这对于一个下岗职工来说是多大的福利。但是在办理提前退休审批手续时，除了需要提供办理正常退休手续所要求的材料外、还必须同时提供能证明其从事特殊工种的原始档案材料。由于企业档案意识不强，好多个人档案中缺少能够证明其从事特殊工种年限的档案材料。而从事特殊工种所领取的营养补贴费花名册，作为企业支出费用的报销凭证全部归档在会计档案。因此企业职工为了顺利办理提前退休手续，最少要查阅8至10年领取特殊工种营养补贴的会计凭证。由于从事特殊工种大部分是年轻职工，等到可以办理提前退休手续时，这些领取补贴的凭证都已是二、三十年前的陈年老账，按照《会计档案管理办法》规定这些材料都属于应该鉴定销毁的凭证。由于这位利用者所要查阅的会计档案是一个改制单位的档案，根据《国有企业资产与产权变动档案处置暂行办法》规定，这一改制企业的档案当时是寄存在档案馆，档案馆在处理寄存单位的档案比较慎重，因此该企业的会计档案在期满时，档案馆并没有组织人员对其进行鉴定，故这位下岗职工很快查到其所需要的领取营养补贴的凭证，从而顺利地办理了提前退休手续。另一个例子是笔者的一位同事在1982年违反计划生育政策生育第二个小孩，该同志按当时的有关规定缴纳了相应的罚款，2006年在专业技术人员岗位调整、职务重新聘任时，有关部门要求其出示当年违反计划生育政策的处罚凭证，时过二十五年，由于收缴罚款的单位按规定销毁了有关凭证，而当事人又没有保管好当年的罚款发票，造成当事人在时隔25年之后又被重复处分的现象，并直接影响到该同志的职称聘任，从而损害到该同志的切身利益。从上述正反两方面的例子可以看出，在开展保管期满会计鉴定工作时，除了按规定应该将凭证中未结清的债权债务和涉及其他未了事项的会计凭证抽出之外，还应该参照国家档案局8号令和10号令的规定精神，将会计凭证中与个人、财产有关的会计凭证抽出继续保存。那么到底哪些材料仍有保存价值？结合笔者多年提供利用的经验，大体有以下这些材料需要继续保存。 1、工资、补贴、补偿及缴纳社保费用凭证，如职工工资花名册（包括临时工的工资名册）、职工转正定级审批表、工资转移单；单位职工被辞退、开除及死亡等一次性解决的付款凭证，发生重大事故（工伤、灾害等）的一次性理赔付款凭证；企业上交社保基金的交款发票及花名册，单位对特殊工种从业人员发放的营养补贴费花名册等。2、对个人征收的罚款性质的票据，如各单位征收的计划外生育罚款或社会抚养费发票，乡镇政府在土地管理过程中收取的村民建房罚款、管理费、地价款等发票。3、有关财产产权方面，如涉及土地、林权、房产的产权购买、转让契约，债权原始凭证；单位之间发生矛盾纠纷处理的付款凭证及本单位重大经济事项的有关会计凭证等内容。上述所列举的这些表册、单据是当事人及相关单位日后维护自身合法权益的重要凭证，其价值远远超出《会计档案保管期限表》设定的保存期限。因此鉴定销毁时应将这些材料单独抽出重新进行立卷归档。 整理和鉴定是会计档案的基础性工作，只有做好这些基础性工作，才能充分发挥会计档案应有的作用。 |
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